This document summarizes Odoo's Online services, our Success Pack implementation methodology, and best practices to get started with our product.
Recomendamos que los nuevos clientes Online de Odoo lean este documento antes de la llamada inicio de nuestro gerente de proyecto. De esta manera, ahorramos tiempo y no tenemos que usar su tiempo del paquete de éxito discutiendo lo básico.
Si no ha revisado este documento, nuestro gerente de proyectos lo revisará con vosotros en el momento de la llamada inicial.
Primeros pasos
No espera a la reunión de lanzamiento para empezar a jugar con el software. Cuanto más se exponga a Odoo, más tiempo ahorrará más adelante durante la implementación.
Una vez que haya comprado una suscripcion de Odoo Online, recibirá instrucciones por correo electronico de como activar o crear su base de datos. Desde ese correo, puede activar so base de datos existente o crear una nueva desde cero.
Si no recibió este correo, ej. porque el pago fue realizado por alguien mas en su compañía, contacte a nuestro soporte usando nuestro formulario de soporte en línea.
Rellene las pantallas sign-in o sign-up y recibirá su primera base de datos Odoo lista para usar.
Para familiarizarse con el interfaz de usuario, tomase unos minutos para crear registros: Productos, clientes, prospectos o proyectos / tareas. Siguie los areas pulsandos, le daran pistas sobre el uso del interfaz como lo muestra la imagen abajo.
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Cuando se haya familiarizado con el interfaz de usuario échele un vistazo a los planificadores de implantación. Puede acceder a ellos desde la aplicación de Ajustes o desde la barra de progreso superior, a la derecha de las aplicaciones principales.
Estos planeadores de implementación servirán para:
ayudarle a definar metas y KPIs para cada aplicación,
guiarle tras los diferentes pasos de configuración,
y proveerle con pistas y trucos para aprovechar al maximo de Odoo.
Rellene los primeros pasos de los planeadores de implementación (metas, expectativas y KPIs). Nuestro gerente de proyectos los analizara junto con vosotros en el proceso de implementación.
Si tiene algunas preguntas o necesita soporte, nuestro gerente de proyectos le guiará a traves de todos los pasos. Sin embargo, también puede:
Lea la documentación en nuestro sitio web: https://www.odoo.com/documentation/user
- Watch the videos on our eLearning platform (Free with your first Success Pack): https://odoo.thinkific.com/courses/odoo-functional
- Watch the webinars on our Youtube channel
O envíe sus preguntas a nuestro soporte en línea a través de nuestro formulario de soporte en línea.
¿Qué esperamos de usted?
We are used to deploying fully featured projects within 25 to 250 hours of services, which is much faster than any other ERP vendor on the market. Most projects are completed between 1 to 9 calendar months.
But what really differentiates between a successful implementation and a slow one, is you, the customer! From our experience, when our customer is engaged and proactive the implementation is smooth.
Su gestor de implementación interno
We ask that you maintain a single point of contact within your company to work with our project manager on your Odoo Implementation. This is to ensure efficiency and a single knowledge base in your company. Additionally, this person must:
- be available at least 2 full days a week for the project, otherwise you risk slowing down your implementation. More is better with the fastest implementations having a full time project manager.
- have authority to take decisions on their own. Odoo usually transforms all departments within a company for the better. There can be many small details that need quick turn arounds for answers and if there is too much back and forth between several internal decision makers within your company it could potentially seriously slow everything down.
- have the leadership to train and enforce policies internally with full support from all departments and top management, or be part of top management.
Integrate 90% of your business, not 100%
You probably chose Odoo because no other software allows for such a high level of automation, feature coverage, and integration. But don't be an extremist.
Customizations cost you time, money, are more complex to maintain, add risks to the implementation, and can cause issues with upgrades.
Standard Odoo can probably cover 90% of your business processes and requirements. Be flexible on the remaining 10%, otherwise that 10% will cost you twice the original project price. One always underestimates the hidden costs of customization.
Hazlo de la manera Odoo, no de la suya. Sea flexible, use Odoo de la manera de la cual fue diseñada. Aprende como funciona y no intente replicar la forma como funcionó su(s) viejo(s) sistema(s).
- The project first, customizations second. If you really want to customize Odoo, phase it towards the end of the project, ideally after having been in production for several months. Once a customer starts using Odoo, they usually drop about 60% of their customization requests as they learn to perform their work flows out of the box, or the Odoo way. It is more important to have all your business processes working than customizing a screen to add a few fields here and there or automating a few e-mails.
Our project managers are trained to help you make the right decisions and measure the tradeoffs involved but it is much easier if you are aligned with them on the objectives. Some processes may take more time than your previous system(s), however you need to weigh that increase in time with other decreases in time for other processes. If the net time spent is decreased with your move to Odoo than you are already ahead.
Invierte tiempo en aprender Odoo
Start your free trial and play with the system. The more comfortable you are with navigating Odoo, the better your decisions will be and the quicker and easier your training phases will be.
No hay nada que sustituya a jugar con el software, pero aquí tiene algunos recursos adicionales:
Documentación: https://www.odoo.com/documentation/user
Videos de introducción: https://www.odoo.com/r/videos
Opiniones de clientes: https://www.odoo.com/blog/customer-reviews-6
Terminar las cosas
¿Quiere una manera fácil de empezar usando Odoo? Installe Odoo Notas para manejar sus listas de tareas para la implementación: https://www.odoo.com/page/notes. Desde su página de inicio Odoo, navega a Applicaciónes e installe la applicación Notas.
Este módulo le permite:
Gestionar listas de pendientes para una mejor interacción con su consultor;
Compartir conocimiento de Odoo y buenas prácticas con sus empleados;
Conocer las herramientas genéricas de Odoo: mensajería, grupos de discusión, tablero Kanban, etc...
Truco
Esta aplicación incluso es compatible con la plataforma Etherpad (http://etherpad.org). Para usar esos tableros colaborativos en lugar de las notas estándar de Odoo, instale el siguiente complemento: Tableros Memo.
¿Qué puede esperar de nosotros?
Servicios de suscripción
Almacenamiento en la nube
¡Odoo provee una infraestructura de ultima technologia incluyendo backups en tres differentes datacenters, replicación de base de datos, la capabilidad de duplicar su instancia en 10 minutos, y más!
SLA en línea de Odoo: https://www.odoo.com/page/odoo-online-sla
Seguridad en línea de Odoo: https://www.odoo.com/page/security
Políticas de privacidad: https://www.odoo.com/page/odoo-privacy-policy
Soporte
Su subscripción Odoo Online incluye un servicio de soporte illimitado, 24/5, lunes a viernes sin nigun costo addicional. Para cubrir soporte de 24 horas, nuestros equipos estan en San Francisco, Belgica e india. Cuestiónes puede ser sobre cualquier duda: como usar o configurar, errores del sistema, problemas de pago o de subscripción.
Nuestro soporte puede ser contactado a través de nuestro formulario de soporte en línea.
Nota: el quipo de soporte no puede desarollar nuevas funcionalidades, customizar, importar data o entrenar sus usarios. Estos servicios estan proveído por su gerente de proyectos dedicado como parte de nuestro Sucess Pack.
Actualizaciones
Una vez cada o cada dos meses, Odoo publicara una nueva versión. Aparecerá un bot´n de actualización en la pantalla de Gestionar sus bases de datos. Correr una actualización es a discreción de vosotros, pero le permite beneficiar de nuevas funcionalidades.
Otorgamos la opción de actualizar en un entorno de pruebas para que pueda evaluar la nueva versión y entrenar su equipo antes de desplegar. Simplemente llene nuestro formulario de soporte en línea para hacer esta solicitud.
Servicios del Succes Pack
El Success Pack es un paquete de servicios premium basado en horas ejecutados por un gerente de proyectos dedicado y un analista. La lista de servicios concorde con su paquete Success Pack esta detallada en línea: https://www.odoo.com/pricing-packs
La meta del gerente de proyectos es ayudarle para salir aproducción en el marco de tiempo y presupuesto acordado, es decir en el numero de horas inicialmente definido en su paquete Success Pack.
Su rol incluye:
Gestion de proyecto: revisar sus objectivos y expectativas, programar la implementacion (road map), correpsonder sus necesidades de negocio a las funcionalidades de Odoo.
Soporte personalizado: por telefono, correo electronico o webinar.
Entrenamiento, capacitación y consultoría presencial: capacitaciónes remotas compartiendo pantallas o entrenamiento presencial. Para sesiónes de entrenamiento presencial, incurrirá en costos adicionales por viaticos y alojamienteo de nuestros consultores.
Configuración: decisónes sobre como implementar necesidades especificas en Odoo y configuracipónes avanzadas. (por ejemplo rutas logisticas, estrucutras de precios avanzadas, etcétera)
Importaciones de datos: podemos hacerlo nosotros o asistirle en hacerlo con una plantilla preparada por nuestro gerente de proyectos.
If you have subscribed to Studio, you benefit from following extra services:
- Customization of screens: Studio takes the Drag and Drop approach to customize most screens in any way you see fit.
- Customization of reports (PDF): Studio itself will not allow you to customize the reports yourself, however our project managers have access to developers for advanced customizations.
Diseño de página web: temas estandares estan disponibles son costo addicional. Sin embargo, su gerente de proyectos puede consultarle en como utilizar los bloques basicos del módulo diseñador de páginas. El tiempo con el cliente se descontará de las horas del paquete Success Pack.
Automatisaciónes de flujos de trabajo: por ejemplo colocar valores en campos basado en activadores, mandar recordatorios por correo electornico, automatizar acciónes, etcétera. Para automatizaciónes muy avanzadas, nuestros gerentes de proyectos tienen acceso a desarolladores Odoo.
If any customization is needed, Odoo Studio App will be required. Customizations made through Odoo Studio App will be maintained and upgraded at each Odoo upgrade, at no extra cost.
All time spent to perform these customizations by our Business Analysts will be deducted from your Success Pack.
In case of customizations that would require a developer’s intervention, a recurring maintenance fee will be charged on the customer subscription, to cover maintenance and upgrade services. This cost will be based on hours spent by the developer: 4€ or $5/month, per hour of development will be added to the subscription fee.
Example: a customization that took 2 hours of development will cost: 2 hours deducted from the Success Pack for the customization development 2 * $5 = $10/month as recurring fee for the maintenance of this customization
Metodología de implantación
Seguimos una metodología esbelta y practica, que empleamos para salir juntos con nuestros clientes a producción en un tiempo corto y a costo bajo.
Tras la reunión de lanzamiento, definimos un plan para desplegar Odoo progresivamente, por grupos de aplicaciones.
La meta de la llamada de arranque para nuestro gerente de proyectos es lograr entender su negocio para proponer un chronograma de implementación (planeación). Cada fase consiste en el despliegue de un conjunto de applicaciónes que utilizará plenamente al final de la fase.
Para cada fase se dan los siguientes pasos:
Incorporación: El gerente de proyectos de Odoo revisará los procesos internos con vosotros según su negocio. La meta es entrenarle, validar los procesos internos y configurar la instancia segun sus necesidades específicos.
Datos: son creados manualmente o ipmortados de sus sistema existente. Usted estará responsable de exportar los datos de su sistema existente y el gerente de proyectos de Odoo los importará en Odoo.
** Entrenamiento: ** una vez que sus aplicaciones estén configuradas, sus datos importados, y el sistema esté funcionando sin problemas, usted capacitara a sus usuarios. Habrá algunos ajustes con su gerente de proyecto Odoo para responder a las preguntas y procesar sus comentarios.
Producción: En cuanto todo el mundo está entrenado, sus usuarios comienzan a usar Odoo.
Una vez estará comodo usando Odoo, haremos las ultimas adaptaciónes para finiquitar los procesos y automatizar algunas tareas y hacer las restantes personalizaciónes (vpantallas extras y reportes).
Una vez todas las applicaciónes estan despliegados y sus usuarios se sienten comodos trabajndo con odoo, nuestro gerente de proyectos no trabajará mas en su proyectos (salvo que tenga nuevos requerimientos) y usted utilizará el servicio de soporte si tiene mas preguntas.
Gestionando sus bases de datos
Para acceder a sus bases de datos, vaya a Odoo.com, inicie sesión y haga clic en Mis bases de datos en el menú desplegable que aparece en la esquina superior derecha.
Odoo le da la oportunidad de probar el sistema antes de ir en vivo o antes de actualizar a una versión más reciente. No ensucie el entorno de trabajo con los datos de prueba!
Para este proposito, puede crear las instancias de prueba que necesite (disponible para 15 días). Estas instancias pueden ser copias al día con su instancia de producción. Para este efecto, vaya a su cuenta en Odoo.com y en la página Mis organizaciónes haga click en Duplicar.
Puede encontrar más información acerca de como administrar sus bases de datos aquí.
Éxito del cliente
Odoo se passiona para deleitar a nuestros clientes y assegurar que disponen de todos los recursos para copmletar su proyecto.
Durante la fase de implementación. el punto de contacto es nuestro gerente de proyectos, y posiblemente el equipo de soporte.
Una vez salido a producción, posiblemente habrá menos interacción con su gerente de proyectos. En este momento le assignaremos un miembro de nuestro equipo de éxito del cliente que esta especializado en la relación continua con nuestros clientes. El le contactará para demostrar nuevas versiones, mejorar la manera de como utiliza Odoo y evaluar sus necesidades, etcétera.
¡Nuestro objetivo interno es mantener a un cliente po, al menos, 10 años, y ofrecerles una solución que crece con sus necesidades!
¡Bienvenido a bordo, y disfrute su experiencia con Odoo!
Ver también
