Il existe deux façons de gérer les paiements reçus par cartes de crédit. Odoo supporte les deux approches de sorte que vous puissiez utiliser celle qui correspond le mieux à vos habitudes.
Valeurs à l'encaissement (principalement utilisé dans les pays européens) : une fois que vous recevez l'autorisation de paiement par carte de crédit, vous enregistrez un paiement sur la facture (en utilisant un journal Carte de crédit et le comptabilisant sur le compte « Valeurs à l'encaissement »). Puis, lorsque les paiements sont crédités sur votre compte bancaire, vous déplacez l'argent du compte « Valeurs à l'encaissement » vers votre compte de banque.
Une seule transaction (la plupart du temps utilisé aux États-Unis) : une fois que vous recevez le paiement par carte de crédit, vous l'enregistrez dans votre compte de banque, payé par carte de crédit, sans passer par le compte « Valeurs à l'encaissement ». Puis, lorsque vous traitez votre relevé bancaire, vous faites le rapprochement entre votre mouvement bancaire et le paiement, sans créer de transaction dédiée.
Nous recommandons la première approche car elle est plus précise (le solde de votre compte de banque est exact, car il ne comptabilise pas les paiments par cartes qui n'ont pas encore été encaissés). Les deux approches exigent le même effort.
Si vous utilisez le eCommerce et une passerelle de paiement automatisé, vous aurez seulement besoin de vous occuper du rapprochement bancaire, car la facture payée sera automatiquement enregistrée dans le bon journal. Vous utiliserez la deuxième approche.
Même si la première méthode est plus propre, Odoo supporte aussi la deuxième, car certains comptables sont habitués (les utilisateurs de QuickBooks et de Peachtree).
Option 1 : Valeurs à l'Encaissement
Configuration
Dans le module Comptabilité, aller à
Créer un journal appelé « Paiements CB » avec les données suivantes :
Nom du Journal : Paiements CB
Compte de débit par défaut : CB à encaisser
Compte de crédit par défaut : CB à encaisser
The account type should be "Credit Card". Once it's done, don't forget to set the "Credit cards" account as "Allow Reconciliation".
Des paiements par carte de crédit aux relevés bancaires
La première façon de gérer des cartes de crédit est de créer un journal de carte de crédit. Ainsi, les cartes de crédit deviennent une méthode de paiement particulière et vous enregistrerez deux transactions.
Dès que vous recevez un paiement client par carte de crédit, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
Méthode de paiement : Paiements CB
Memo : saisissez la référence de la facture
Cette opération créera la pièce comptable suivante :
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Compte client | 100.00 | ||
Carte de crédit | 100.00 |
La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par carte de crédit.
Puis, quand vous disposerez des relevés bancaires, vous rapprocherez le mouvement avec celui qui se trouve dans le compte « CB à encaisser ».
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Cartes de Crédit | X | 100.00 | |
Banque | 100.00 |
Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par cartes de crédit, vous obtiendrez la liste des paiements par cartes de crédit qui n'ont pas été encaissés dans le compte « CB à encaisser » (accessible, par exemple, dans le Grand Livre).
Note
Les deux méthodes produiront au final les mêmes données dans votre Comptabilité. Mais, si vous avez des paiements par cartes de crédit qui n'ont pas été encaissés, cette méthode est plus propre car ces paiments ne sont pas encore comptabilisés sur votre compte de banque.
Option 2 : Une seule transcation
Configuration
Il n'y a rien à configurer si vous prévoyez de gérer vos paiements par cartes de crédit en utilisant cette méthode.
Des paiements par carte de crédit aux relevés bancaires
Dès que vous recevez un paiement client par carte de crédit, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
Méthode de paiement: la banque qui sera utilisée pour le dépôt
Mémo: saisissez le numéro de transaction de carte de crédit
La facture est marquée payée dès que le paiement par carte de crédit a été enregistré. Lorsque vous recevrez les relevés bancaires, vous ferez le rapprochement entre le relevé et ce paiement effectif (techniquement : pointer ce paiement et le relier à la ligne de relevé).
Avec cette approche, vous obtiendrez la transaction suivante dans vos livres :
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Compte client | X | 100.00 | |
Banque | 100.00 |
Astuce
Vous pouvez également enregistrer le paiement directement sans passer par la facture du client, en utilisant le menu du haut . Cette méthode peut être plus pratique si vous avez beaucoup de paiements par cartes de crédit à enregistrer d'un coup, mais vous devrez rapprocher les pièces comptables par la suite (rapprocher les paiements des factures).
Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par cartes de crédit, vous pouvez utiliser le rapport « Rapport de rapprochement bancaire" pour vérifier quels paiements par cartes de crédit ont été reçus ou payés par la banque (ce rapport est disponible à partir du tableau de bord de la Comptabilité, par l'option "Plus" sur la carte de la banque concernée).
