Toggle navigation

Hoe mijn eigen mailservers gebruiken om e-mail te ontvangen en verzenden in Odoo

Wanneer het nodig is

Uw eigen e-mail servers gebruiken is vereist om berichten te verzenden en ontvangen in Odoo community of enterprise. Odoo online biedt out of the box e-mail oplossingen aan. U kan nog altijd uw eigen e-mailservers gebruiken met de online versie, indien nodig. Sommige inzichten vind u hieronder.

Hoe op te zetten

Als systeembeheerder gaat u naar Instellingen ‣ Algemene instellingen en vinkt u de optie Externe e-mail server aan (opgepast: deze optie verschijnt enkel sinds Odoo 10). Ga vervolgens door de volgende stappen.

Stel een uitgaande e-mailserver in voor uitgaande berichten

U heeft de SMTP data van uw e-mail provider nodig (Gmail, Outlook, Yahoo, AOL, enz.) en uw administrator logingegevens. Wanneer alle informatie is ingegeven klikt u op Test connectie.

Stel een inkomende e-mailserver in voor inkomende berichten

Fill out the form according to your email provider’s settings. Leave the Actions to Perform on Incoming Mails blank. Once all the information has been filled out, click on TEST & CONFIRM.

Stel de domeinnaam in

Geef de domeinnaam van uw email server in (bijvoorbeeld mijnbedrijf.com) in de algemene instellingen.

Maak een catchall adres

When a contact replies to an email sent from Odoo, the reply-to address is a generic address used to route the reply to the right discussion thread in Odoo (opportunity, order, task, etc.) and to the inbox of all its followers. By default this address is "catchall@" but it can be changed.

Create a catchall address in your email server settings. We advise you to use "catchall@" so that everything works out straight away. If you want to use another alias, you have extra steps in Odoo:

  • Activeer de ontwikkellaarsmodus vanuit uw instellingen dashboard.

  • Refresh your screen. Then go to Settings ‣ Technical ‣ Parameters ‣ System Parameters and enter your custom catchall alias in mail.catchall.alias.

Hoe mijn eigen e-mail servers te gebruiken met Odoo Online

Odoo Online comes up with an embedded and ready-to-use email solution with @yourcompany.odoo.com as domain. We recommend to keep this default setup as it is really convenient.

Nevertheless you can still use your own email servers if you want to manage your email server's reputation (blacklisting, etc). The configuration for both incoming and outgoing mail servers is given here above.

However when it comes to incoming messages, we don't recommend to exclusively use your own email server. Indeed, Odoo Online is fetching incoming messages from the email server once every hour only. To receive emails in real time, you should rather use a catchall redirection (your server -> Odoo server). To do so:

  • Create a catchall address in your email server settings (e.g. catchall).
  • Still from such settings, set a redirection from this catchall address to Odoo's one: [email protected] -> [email protected].
  • In Odoo check External Email Servers in Settings ‣ General Settings and enter your email domain name (i.e. yourdomain.ext).
  • No need to set up an incoming email server in such a case.

How to be SPF-compliant when using external email servers in Odoo

Sender Policy Framework (SPF) is an email-validation system that checks that incoming mail from a domain comes from a host authorized by that domain's administrator. Such a security system is used in most email servers. If you don't comply with it, your emails sent from Odoo will be likely flagged as spam.

Om SPF-conform te zijn moet u Odoo authoriseren als een verzend host in uw domeinnaam instellingen:

  • Meld u aan met uw domeinaccount op uw domein provider.

  • Localiseer de pagina voor het updaten van uw domein zijn DNS records.

  • Indien er geen TXT record is ingesteld maakt u er één aan met de volgende definitie: v=spf1 include:_spf.odoo.com ~all

  • Indien er al een TXT record is ingesteld voegt u "include:_spf.odoo.com" toe.

    b.v voor een Gmail server moet dit zijn:

    v=spf1 include:_spf.odoo.com include:_spf.google.com ~all

Vind hier de exacte procedure om een TXT record aan te maken of te wijzigen bij uw eigen domein provider.

Uw nieuwe SPF record kan tot 48 uur nodig hebben om actief te zijn, maar normaal gezien gebeurd dit al veel sneller.

Hoe te kiezen tussen Odoo en mijn traditionele e-mail box

Odoo Discuss is a perfect tool to send and read messages related to business documents. However it doesn't aim to replace a full-featured email solution (Gmail, Outlook, Yahoo, AOL, etc.). We recommend to take the most out of both systems without mingling them: What is related to Odoo business objects or applications goes into Odoo; What is not can be managed into your external email box.

To do so, create specific email aliases to use in Odoo (to generate leads or opportunities, helpdesk tickets, etc.). If you take an email alias already used for messaging outside of Odoo, incoming messages will land into both systems. This will negatively impact your productivity.