Hoewel ze nauw met elkaar verbonden zijn, zijn een offerteaanvraag, een lastenboek of een inkooporder niet hetzelfde.
Men spreekt van een Offerteaanvraag ( ook Request for Quotation of RfQ genoemd) wanneer u van plan bent een aantal producten aan te kopen, en u wilt graag voor deze producten een offerte ontvangen. De offerteaanvraag is een lijst van gewenste producten waarvoor u bij uw leverancier om een prijsaanbod vraagt. Zodra uw leverancier uw vraag heeft beantwoord, kunt u ervoor kiezen om het aanbod te aanvaarden en over te gaan tot aankoop, of u kunt het aanbod afwijzen .
Een Lastenboek (ook bekend als een Aanbesteding) wordt gebruikt om de concurrentie tussen verschillende leveranciers uit te spelen om zo het beste aanbod in de wacht te slepen. In tegenstelling tot de offerteaanvraag, wordt een lastenboek naar meerdere leveranciers verstuurd, waarin gemeld wordt dat het meest concurrentiële aanbod de opdracht zal worden toegewezen. De voornaamste reden om een lastenboek uit te schrijven, is dat dit meestal leidt tot betere aanbiedingen.
Het inkooporder (de PO, of de bestelling) is de daadwerkelijke bestelling die u plaatst bij de leverancier van uw keuze. Dat kan door middel van een offerteaanvraag, een aanbesteding, of gewoon omdat u al weet bij welke leverancier u wenst te bestellen.
Wanneer te gebruiken?
Een [UNKNOWN NODE problematic]offerteaanvraag" is interessant wanneer u nog nooit producten bij een bepaalde leverancier hebt aangekocht, en u wilt de prijs ervan kennen. U kunt het ook gebruiken om leveranciers opnieuw te evalueren wanneer u reeds een gevestigde relatie met hen hebt. U kunt het zelfs gebruiken om de kosten van een project te beoordelen, en dan te bepalen of het wel haalbaar is.
Een lastenboek (of aanbesteding) wordt gebruikt voor openbare aanbiedingen waarbij een publiek aanbod van verschillende leveranciers nodig is. Wanneer u een eenmalige aankoop wilt doen en u wilt daarvoor de beste prijs ongeacht de leverancier, dan kunt u gebruik maken van een lastenboek. Ook wanneer u vindt dat uw leverancier niet aan uw eisen beantwoordt, kunt u een lastenboek inroepen om hem tot een betere dienstverlening aan te zetten, of een vervanger onder zijn concurrenten te vinden.
Wanneer niet te gebruiken?
Offerteaanvragen worden overbodig van zodra u een bevoorrechte relatie hebt met de leverancier van uw keuze; in dat geval vertraagt een offerteaanvraag enkel maar de levering van uw goederen. U kunt dan beter het proces eenvoudig houden en meteen een inkooporder plaatsen.
Aanbestedingen zijn een lang en moeizaam proces dat in de meeste gevallen enkele weken tot maanden in beslag neemt. Als u een snelle levering wenst, is een aanbesteding zeker af te raden. Hebt u reeds een lange relatie met een bestaande leverancier? Dan doet u er misschien goed aan om even na te denken of een aanbesteding nodig is; mogelijks komt de relatie in het gedrang. En tevens loopt u het risico om minder goede aanbiedingen in de toekomst te zullen krijgen.
Voorbeeld
Mijn bedrijf vervaardigt houten meubelen. Voor een nieuwe reeks tafels die we ontwerpen, hebben we schroeven, metalen kaders en rubberen beveiligingsonderdelen nodig.
Ik maak een offerteaanvraag met deze producten aan in Odoo, en stuur ze via e-mail naar mijn gebruikelijke leverancier. Hij antwoord met een offerte. Het aanbod overtuigt me echter niet, en ik vraag me af of iemand anders geen betere offerte kan maken.
Ik besluit om de concurrentie uit te spelen, en schrijf een aanbesteding uit. Ik selecteer een aantal leveranciers, en Odoo stuurt automatisch de aanbesteding uit. Van de 8 antwoorden die ik ontvang, is er één die mijn aandacht trekt, en ik besluit dan ook verder te gaan met deze leverancier.
Vanuit de aanbesteding bevestig ik de bestelling bij de leverancier door een inkooporder te plaatsen, en Odoo vraagt automatisch aan de leverancier om de producten te leveren.
Instellingen
Wilt u weten hoe u een inkooporder aanmaakt? Lees dan de documentatie op Van inkooporder naar factuur en ontvangst
Als u wilt weten hoe u een RfQ aanmaakt, lees dan de documentatie op How to create a Request for Quotation?
En om te weten hoe u een aanbesteding of lastenboek opmaakt, leest u de documentatie op How to manage Purchase Tenders