Hay dos formas de manejar los pagos recibidos en cheque. Odoo soporta ambos enfoques para que pueda usar la que más se adapte a sus hábitos.
Fondos Sin Depositar: una vez se recibe el cheque, se registra un pago en cheque en la factura. (usando un diario de cheques y registrando la cuenta Fondos Sin Depositar). Luego, una vez el cheque entra a su cuenta bancaria, mueva el dinero desde Fondos Sin Depositar a su cuenta bancaria.
Una sola entrada de diario: una vez se recibe el cheque, se registra un pago en su banco, pagado en cheque, sin ir a través de los Fondos Sin Depositar. Una vez procese sus extractos bancarios, realice la correspondencia con su banco y el pago en cheque, sin crear una entrada de diario dedicada.
Recomendamos el primer enfoque ya que es más preciso (el balance de su cuenta bancaria es preciso, si se toman en cuenta los cheques que no se han canjeado aún). Ambos enfoques requieren del mismo esfuerzo.
Aún si el primer método es más limpio, Odoo soporta el segundo enfoque porque algunos contadores están acostumbrados a usarlo (usuarios de quickbooks y peachtree).
Nota
Puede echar un vistazo a la Función Depósito de Billete si deposita varios cheques en lote en su cuenta bancaria.
Opción 1: Fondos no depositados
Configuración
Crear un Diario Cheques
Configurar Cheques sin Depositar como una cuenta crédito/débito por defecto
Configurar la cuenta bancaria relacionada a este diario como Permitir Conciliación
Desde pago de cheques hasta estados de cuenta bancario
La primera forma de manejar cheques es crear un diario de cheques. Así, los cheques se convierten en un método de pago en sí mismo y registrará dos transacciones.
Una vez reciba el cheque de un cliente, vaya a la factura relacionada y de clic en Registrar Pago. Llene la información acerca del pago:
Método de pago: Diario de Cheques (que configuró con las cuentas débito y crédito por defecto como Fondos sin Depositar)
Memo: escriba el número de cheque
Esta operación producirá la siguiente entrada de diario:
Cuenta | Correspondencia de Extractos | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
Cuenta por Cobrar | 100.00 | ||
Fondos no depositados | 100.00 |
La factura es marcada como pagada tan pronto como registre el cheque.
Luego, una vez obtiene los extractos bancarios, corresponderá este extracto con el cheque que estan en Fondos sin Depositar.
Cuenta | Correspondencia de Extractos | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
Fondos no depositados | X | 100.00 | |
Banco | 100.00 |
Si usa este enfoque para administrar cheques recibidos, obtiene la lista de cheques que no han sido canjeados en la cuenta Fondos sin Depositar (accesible, por ejemplo, desde el libro mayor general).
Nota
Ambos métodos producirán la misma información en su contabilidad al final del proceso. Pero, si tiene cheques que no han sido canjeados, éste es más limpio porque estos cheques no han sido registrdos en su cuenta bancaria aún.
Opción 2: Una sola entrada de diario
Configuración
No hay nada que configurar si planea administrar sus cheques usando este método.
Desde pago de cheques hasta estados de cuenta bancario
Una vez reciba el cheque de un cliente, vaya a la factura relacionada y de clic en Registrar Pago. Llene la información acerca del pago:
Método de pago: el banco que será usado para el depósito
Memo: escriba el número de cheque
La factura es marcada como pagada tan pronto como registre el cheque.
Una vez reciba los extractos bancarios, hará la correspondencia con el extracto y este pago. (técnicamente: apunte este pago y relacionelo con la línea del extracto)
Con este enfoque, obtendrá el siguiente asiento de entrada en sus libros:
Cuenta | Correspondencia de Extractos | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
Cuenta por Cobrar | X | 100.00 | |
Banco | 100.00 |
Truco
También puede registrar el pago directamente sin ir a la factura del cliente, usando el menú . Este método puede ser más conveniente si tiene varios cheques en un lote, pero tendrá que conciliar las entradas luego (corresponder pagos con facturas)
Si usa este enfoque para administrar cheques recibidos, puede usar el reporte Reporte de Conciliación Bancaria para verificar que cheques han sido recibidos o pagados por el banco. (este reporte esta disponible desde la opción Más en el tablero de Contabilidad en la cuenta bancaria relacionada).
