Une fois que les factures des fournisseurs sont enregistrées dans Odoo, vous pouvez facilement payer les fournisseurs au bon montant et au bon moment (pas trop tard, pas trop tôt, en fonction de votre politique fournisseur). Odoo propose également des rapports pour suivre vos balances âgées à payer.
Si vous voulez contrôler les factures reçues de vos fournisseurs, vous pouvez utiliser l'application Achats d'Odoo qui vous permet de les contrôler et de les pré-remplir automatiquement en fonction des commandes d'achat passées.
De la Facture Fournisseur au Paiement
Enregistrer une nouvelle facture fournisseur
Quand une facture fournisseur est reçue, vous pouvez l'enregistrer à partir de dans l'application de Comptabilité. Comme raccourci, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Nouvelle Facture sur le tableau de bord de la Comptabilité.
Pour enregistrer une nouvelle facture fournisseur, commencez par sélectionner un fournisseur, et saisissez ses factures comme Référence Fournisseur, puis ajoutez et confirmez les lignes de produits, en veillant à avoir les bonnes quantités et taxes, et les bons prix.
Enregistrer la facture pour mettre à jour les montants des taxes au bas de l'écran. Vous aurez probablement besoin de configurer les prix hors taxes de vos produits car Odoo calcule les taxes pour vous.
Note
Dans le coin inférieur gauche, Odoo montre un tableau récapitulatif de toutes les taxes sur la facture du fournisseur. Dans plusieurs pays, différentes méthodes sont acceptées pour arrondir les totaux (arrondi par ligne, ou arrondi sur le total). La méthode d'arrondi par défaut dans Odoo est d'arrondir les prix par ligne (comme vous pouvez avoir différentes taxes par produit. Par ex. pour l'alcool et les cigarettes). Toutefois, si votre fournisseur a un montant de taxes différent sur sa facture, vous pouvez modifier le montant dans le tableau en bas à gauche pour ajuster et correspondre.
Valider la Facture Fournisseur
Une fois que la facture fournisseur est validée, une pièce comptable est générée conformément à la configuration de la facture. Cette pièce comptable peut varier en fonction du module de comptabilité que vous avez choisi d'utiliser.
Pour la plupart des pays européens, la pièce comptable utilisera les comptes suivants :
Compte fournisseur: défini sur la fiche du fournisseur
TVA: définie par article et par ligne
Charge: définie dans la fiche de l'article
Pour la comptabilité Anglo-Saxonne (Etats-Unis), la pièce comptable utilisera les comptes suivants :
Compte fournisseur: défini sur la fiche du fournisseur
TVA: définie par article et par ligne
Marchandises Reçues: définies sur la fiche produit
Vous pouvez vérifier votre Compte de Résultat ou votre Bilan après avoir validé quelques factures pour voir l'impact sur votre Grand Livre.
Payer une facture
Pour créer un paiement pour une facture fournisseur ouverte directement, vous pouvez cliquer sur Payer en haut du formulaire.
De là, vous sélectionnez le mode de paiement (par ex. compte courant, carte de crédit, chèque, etc ...) et le montant que vous souhaitez payer. Par défaut, Odoo proposera la totalité du solde restant sur la facture pour le paiement. Dans le champ mémo, nous vous recommandons d'indiquer le numéro de facture du fournisseur comme référence (Odoo remplira automatiquement ce champ depuis la facture fournisseur s'il a déjà été saisi).
Note
Vous pouvez également enregistrer un paiement à un fournisseur directement, sans l'appliquer à une facture fournisseur. Pour ce faire, . Puis, à partir de la facture fournisseur, vous serez en en mesure de rapprocher ce paiement directement.
Impression des Chèques fournisseurs
Si vous choisissez de payer vos factures fournisseurs par chèque, Odoo propose une méthode pour le faire directement à partir de vos Paiements fournisseurs dans Odoo. Que vous le fassiez sur une base quotidienne ou que vous préfériez le faire à la fin de la semaine, vous pouvez imprimer des chèques par lots.
Si vous avez des chèques à imprimer, le tableau de bord de la comptabilité d'Odoo agit comme une to do list et vous rappelle combien de chèques il vous reste à imprimer.
En sélectionnant le nombre de chèques à imprimer, vous pouvez parcourir la liste de tous les paiements qui sont prêts à être traités.
Sélectionnez tous les chèques que vous souhaitez imprimer (utilisez la première case à cocher pour les sélectionner tous) et selectionnez l'action Imprimer chèques. Odoo vous demandera de définir le prochain numéro de chèque dans la séquence et imprimera ensuite tous les chèques à la fois.
Rapport
Balance agée fournisseurs
Afin d'obtenir une liste des factures fournisseurs ouvertes et leurs dates d'échéance, vous pouvez utiliser le rapport Balance Agée, sous le menu des rapports (dans :menuselection:[UNKNOWN NODE problematic]Rapport --> Rapport PDF --> Balance agée des tiers [UNKNOWN NODE problematic]) pour obtenir un visuel de toutes vos factures en suspens.
De là, vous pouvez cliquer directement sur le nom des vendeurs pour ouvrir le détail de toutes les factures impayées et des montants dus, ou vous pouvez annoter une ligne d'informations de gestion. A tout moment lorsque vous naviguez dans le rapport, vous pouvez imprimer directement vers Excel ou PDF et obtenir exactement ce que vous voyez à l'écran.