Les frais de personnel sont des frais engagés pour le compte de la société. La société rembourse ensuite ces frais à l'employé.Les reçus les plus fréquemment rencontrés sont les suivants :
Des déplacements en voiture personnelle, remboursés par unité de distance (mile ou kilomètre),
Des frais de séjour, remboursés sur la base des factures,
d'autres achats, tels que la papeterie et les livres, destinés à l'entreprise, mais payés par l'employé.
Configuration
Pour gérer les dépenses, vous devez installer l'application Suivi des Dépenses à partir du module Applications.
Vous aurez également besoin d'installer le module Gestion des ventes afin de refacturer les dépenses à vos clients.
Une fois ces applications installées, vous pouvez configurer les différents articles qui représentent les types de dépenses. Pour créer les premiers articles, allez dans le menu dans l'application Notes de frais.
Quelques exemples d'articles de note de frais :
Voyage (voiture)
Catégorie d'article : Service
Politique de facturation: facture sur la base du temps et du matériel
Politique de facturation des frais : Au prix de vente
Prix de vente : 0.32
Unité de mesure : Km ou mile (vous devrez activer l'option Unités de mesure multiples dans )
Hôtel
Catégorie d'article : Service
Politique de facturation: facture sur la base du temps et du matériel
Politique de facturation des frais : Au coût réel
Unité de mesure : Unité
Dans ces exemples, le premier produit sera une dépense que nous remboursons à l'employé en fonction du nombre de km qu'il a fait avec sa propre voiture (par exemple pour visiter un client): 0,32 € / km. L'hôtel est remboursé sur la base des coûts réels de l'hôtel.
Assurez-vous que tous ces produits ont la case Peut être inséré dans une note de frais cochée et la politique de facturation à Reinvoice costs. Cette politique de facturation signifie que, si la dépense est liée à un projet / commande client, Odoo refacturera ces frais au client.
Odoo prend en charge deux types de dépenses :
les dépenses payées par les employés avec leur propre argent
les dépenses payées avec une carte de crédit d'entreprise
Le process de suivi des dépenses
Enregistrer une nouvelle dépense
Chaque employé de la société peut enregistrer ses dépenses à partir de . Le processus pour saisir ses dépenses personnelles fonctionne de cette façon :
un employé enregistre une dépense, et la soumet au gestionnaire
le gestionnaire accepte ou refuse la dépense
le comptable enregistre les pièces
la compagnie rembourse la dépense à l'employé (l'employé est comme un fournisseur, avec un compte de charge)
si la dépense est liée à un compte analytique, l'entreprise peut refacturer au client
Pour chaque dépense, l'employé doit enregistrer au moins :
une description : qui doit inclure la référence du billet ou de la facture
un article : le type de dépense
un prix (par ex. pour un hôtel) ou une quantité (par ex. des kms de trajet avec une voiture personnelle)
Selon la politique de l'entreprise, il peut devoir joindre une copie de la dépense. Pour ce faire, écrivez juste un message en bas de la note de frais avec le scan de la facture ou du ticket en pièce jointe.
Si la dépense est liée à un projet client, n'oubliez pas de l'affecter à un compte analytique, lié au projet ou à la commande client (vous devrez activer l'option Compte analytique dans la configuration de la Comptabilité pour accéder à cette fonctionnalité).
Une fois que la note de frais est entièrement enregistrée, l'employé doit cliquer sur le bouton Soumettre au responsable. Dans certaines entreprises, les employés doivent soumettre leurs dépenses regroupées à la fin du mois, ou à la fin d'un voyage d'affaires.
Un employé peut soumettre toutes ses dépenses en une fois, en utilisant l'option « Soumettre les notes de frais » du menu « Action » de la vue en liste des notes de frais, ou les petites icônes « √ » dans la vue en liste.
Validation par le gestionnaire
Les gestionnaires recoivent un courriel pour chaque note de frais à approuver (le gestionnaire d'un employé est défini sur la fiche de l'employé). Ils peuvent utiliser le menu A approuver pour vérifier toutes les notes de frais qui sont en attente de validation.
Le gestionnaire peut :
discuter sur une note de frais pour demander plus d'informations (par exemple, si la copie de la facture est absente);
refuser une note de frais;
approuver une note de frais.
Contrôle par le comptable
Ensuite, toutes les notes de frais qui ont été validées par le gestionnaire doivent être enregistrées par le comptable. Quand une note de frais est enregistrée, la pièce comptable liée est créée et enregistrée dans votre comptabilité.
Si le comptable veut créer une seule pièce pour un ensemble de notes de frais, il peut enregistrer les notes de frais en une fois à partir de la vue en liste de toutes les notes de frais.
Refacturer les notes de frais aux clients
Si la note de frais est affectée à un compte analytique lié à une commande, la commande aura une nouvelle ligne liée à la note de frais. Cette ligne n'a pas encore été facturée au client et sera incluse dans la prochaine facture qui sera envoyée au client (imputation des frais de trajet et de séjour à un projet client)
Pour facturer au client, il suffit de cliquer sur le bouton de la facture sur son bon de commande. (ou ce sera fait automatiquement à la fin de la semaine ou du mois si vous facturez toutes vos commandes en une fois)
Rembourser l'employé
Si la note de frais a été payée par l'employé, l'entreprise doit rembourser l'employé. Dans ce cas, l'employé apparaît dans la balance âgée fournisseur jusqu'à ce que la société lui rembourse ses notes de frais.
Tout ce que vous avez à faire est de créer un paiement pour cet employé pour le montant dû.
Divers
Les notes de frais qui ne sont pas refacturées aux clients
Si certaines notes de frais ne doivent pas être refacturées aux clients, vous avez deux options :
si la décision de facturer ou non est liée à l'article, changer la politique de facturation sur le produit :
Reinvoice costs : refacturer le client
Quantités commandées : ne pas refacturer le client
- if you have to make an exception for one invoice that should not be reinvoiced to the customer, do not set the related analytic account for this invoice.