Er zijn verschillende soorten van verkoopbare diensten: prepaid volumes of uren/dagen (bijvoorbeeld ondersteuningscontract), facturatie gebaseerd op tijd en materiaal (bijvoorbeeld consultancy uren) en een vaste prijs contract (bijvoorbeeld een project).
In deze sectie kijken we naar hoe een prepaid ondersteuningscontract te verkopen en op te volgen.
Als een voorbeeld heeft u mogelijk een pak van 50 uren ondersteuning aan $25,000. De prijs is vast en wordt op voorhand aangerekend. Maar u wilt de ondersteuning die u voor de klant doet opvolgen.
Instelling
Installeer de Verkoop en Urenstaten applicaties
Om diensten te verkopen moet u de Verkopen applicatie installeren vanuit het Apps icoon. Installeer ook de Urenstaten applicatie als u ondersteunende diensten wilt opvolgen voor elk contract waarvoor u heeft gewerkt.
Maak producten
Standaard worden producten verkocht op aantal eenheden. Om diensten te verkopen per uur, moet u het gebruik van meerdere maateenheden toestaan. Ga naar het menu in de Verkopen installatie. Vanuit dit scherm activeert u de optie meerdere maateenheden.
Om een ondersteuningscontract te verkopen moet u een product aanmaken voor elk ondersteuningscontract dat u verkoopt. Vanuit de Verkopen applicatie gaat u naar het menu en maakt u een nieuw product aan met de volgende opzet:
[UNKNOWN NODE problematic]Naam*: Technische Ondersteuning
Productsoort: Dienst
Maateenheid: Uren
Facturatiebeleid: Bestelde hoeveelheden, omdat de dienst prepaid is, we factureren de dienst gebaseerd op wat besteld is, niet gebaseerd op geleverde goederen.
Traceer dienst: Urenstaten op contracten. Een analytische rekening wordt automatisch aangemaakt voor elke order die deze dienst bevat zodat u de uren op de gerelateerde rekening kan opvolgen.
Tip
There are different ways to track the service related to a sales order or product sold. With the above configuration, you can only sell one support contract per order. If your customer orders several service contracts on timesheet, you will have to split the quotation into several orders.
Merk op dat u kan verkopen in andere eenheden dan uren, bijvoorbeeld: dagen, pak van 40u, etc. Om dit te doen maakt u een nieuwe maateenheid in de Maateenheid categorie en stelt u een conversie ratio in vergeleken met Uren (bijvoorbeeld: 1 dag = 8 uren).
Ondersteuningscontract beheren
Offertes en verkooporders
Once the product is created, you can create a quotation or a sales order with the related product. Once the quotation is confirmed and transformed into a sales order, your users will be able to record services related to this support contract using the timesheet application.
Urenstaten
Om de dienst op te volgen die u doet voor een specifiek contract moet u de urenstaten applicatie gebruiken. Een analytische rekening gerelateerd aan de verkooporder werd automatisch gegenereerd (SO009 - Agrolait op de bovenstaande screenshot), zodat u kan starten met het opvolgen van diensten vanaf ze verkocht zijn.
Control delivered support on the sales order
Vanuit de Verkopen applicatie gebruikt u het menu om de voortgang van elke order te beheersen. Op het verkooporderlijn gerelateerd aan het ondersteuningscontract zou u de Geleverde hoeveelheid moeten zien die automatisch geüpdatet is, gebaseerd op het aantal uren van uw urenstaten.
Upselling en vernieuwing
If the number of hours you performed on the support contract is bigger or equal to the number of hours the customer purchased, you are suggested to sell an extra contract to the customer since they used all their quota of service. Periodically (ideally once every two weeks), you should check the sales order that are in such a case. To do so, go to .
Tip
Indien u de Odoo CRM gebruikt is het de goede gewoon om een opportuniteit aan te maken voor elke verkooporder in de factuurstatus zodat u gemakkelijk uw upselling kan traceren.
If you sell an extra support contract, you can either add a new line on the existing sales order (thus, you continue to timesheet on the same order) or create a new order (thus, people will timesheet their hours on the new contract). To unmark the sales order as Upselling, you can set the sales order as done and it will disappear from your upselling list.
Speciale configuratie
Wanneer u het productformulier aanmaakt kan u een andere aanpak instellen om de dienst op te volgen:
- Create task and track hours: in this mode, a task is created for every sales order line. Then when you do the timesheet, you don't record hours on a sales order/contract, but you record hours on a task (that represents the contract). The advantage of this solution is that it allows to sell several service contracts within the same sales order.
- Manually: you can use this mode if you don't record timesheets in Odoo. The number of hours you worked on a specific contract can be recorded manually on the sales order line directly, in the delivered quantity field.