La comptabilité analytique peut être utilisée à plusieurs fins :
analyser les coûts d'une entreprise
refacturer du temps à un client
analyser les performances d'un service ou d'un projet
Pour gérer la comptabilité analytique, vous devez l'activer dans :
Pour décrire les comptes analytiques clairement, vous suivrez trois cas d'utilisation, chacun dans l'un des trois types de sociétés différentes :
Société Industrielle : analyse des coûts
Cabinet d'Avocats : refacturation des heures prestées
Société de Services Informatiques : Analyse de performance
Cas 1 : Société Industrielle: analyse des coûts
Dans l'industrie, vous trouverez souvent des plans de comptes analytiques structurés en services et en articles de l'entreprise.
L'objectif est d'examiner les coûts, les ventes et les marges par service / ressource et par article. Le premier niveau de la structure comprend les différents services, et les niveaux inférieurs représentent les gammes d'articles que la société fabrique et vend.
Plan de Comptes Analytiques pour une Entreprise de Fabrication Industrielle :
Département marketing
Service Commercial
Services Administratifs
Gamme de Production 1
Gamme de Production 2
En utilisation quotidienne, il est utile d'indiquer le compte analytique sur chaque facture d'achat. Lorsque la facture est approuvée, elle génère automatiquement les pièces pour le compte comptable et le compte analytique correspondants. Pour chaque pièce sur un compte comptable, il y a au moins une pièce analytique qui affecte les coûts au service qui les a engagés.
Voici, pour l'exemple ci-dessus, un détail de quelques écritures comptables, affectées à différents comptes analytiques :
Comptes comptables | Comptes Analytiques | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Titre | Compte | Débit | Crédit | Compte | Valeur | |
Achat de Matières Premières | 2122 | 1500 | Gamme de Production 1 | -1 500 | ||
Sous-Traitants | 2122 | 450 | Gamme de Production 2 | -450 | ||
Avoir pour des matériaux défectueux | 2122 | 200 | Gamme de Production 1 | 200 | ||
Frais de transport | 2122 | 450 | Gamme de Production 1 | -450 | ||
Frais de personnel | 2121 | 10000 | Marketing | -2 000 | ||
| Commercial | -3 000 | |||||
Administratifs | -1 000 | |||||
Gamme de Production 1 | -2 000 | |||||
Gamme de Production 2 | -2 000 | |||||
RP | 2122 | 450 | Marketing | -400 |
La représentation analytique par service vous permet d'enquêter sur les coûts attribués à chaque service de l'entreprise. Le plan de comptes analytique montre la répartition des coûts de l'entreprise en utilisant l'exemple ci-dessus:
Dans cet exemple d'une structure hiérarchique dans Odoo, vous pouvez analyser non seulement les coûts de chaque gamme de produits, mais aussi les coûts de l'ensemble de la production. Un rapport relatif à la fois aux comptes généraux et aux comptes analytiques vous permet d'obtenir une ventilation des coûts au sein d'un service donné.
Les exemples ci-dessus sont basés sur une répartition des coûts de la société. allocations analytiques peuvent être tout aussi efficace pour les ventes. Cela vous donne la rentabilité (ventes - coûts) des différents services.
Cette représentation analytique par service est généralement utilisée par les sociétés de négoce et les industries.
Une variante est de ne pas ventiler par les services commercial et marketing, mais d'affecter chaque coût à sa gamme de produits correspondante. Cela vous donnera une analyse de la rentabilité de chaque gamme de produits.
Choisir l'une sur l'autre dépend de la façon dont vous considérez votre effort de commercialisation. Est-ce un coût global alloué d'une façon générale, ou chaque gamme de produits est-elle responsable de ses propres frais de commercialisation ?
Cabinet d'Avocats : coûts des ressources humaines ?
Les cabinets d'avocats adoptent généralement la gestion par affaire, où chaque affaire représente un dossier client en cours. Toutes les dépenses et les revenus sont alors affectés à un dossier, c'est à dire à un compte analytique donné.
Une préoccupation principale des cabinets d'avocats est la facturation des heures travaillées, et la rentabilité par affaire et par employé.
Les mécanismes utilisés pour enregistrées les heures travaillées seront traitées en détail dans la documentation sur les feuilles de temps. Comme la plupart des processus du système, les heures travaillées sont intégrées dans la comptabilité analytique. Dans la fiche de l'employé, préciser le coût de l'employé. Le tarif horaire est une fonction du coût de l'employé.
Donc, un cabinet d'avocats va opter pour une représentation analytique qui reflète la gestion du temps que les employés passent sur les différentes affaires des clients.
Facturer pour les différentes affaires est un peu inhabituel. Les affaires ne correspondent à aucune entrée dans la comptabilité générale, et ne proviennent pas non plus de factures d'achat ou de vente. Elle sont représentées par les différentes opérations analytiques et n'ont pas d'équivalents exacts dans les comptes comptables. Les factures sont établies sur la base du coût horaire par employé.
A la fin du mois lorsque vous payez les salaires et les charges sociales, vous les intégrez dans les comptes généraux, mais pas dans les comptes analytiques, parce qu'ils ont déjà été pris en compte dans la facturation de chaque client. Un rapport qui relie les données des comptes analytiques et généraux vous permet alors de comparer les totaux, de sorte que vous pouvez réajuster vos estimations du coût horaire par employé en fonction du temps effectivement travaillé.
Le tableau suivant montre un exemple de différentes pièces analytiques que vous pouvez trouver pour votre compte analytique :
Titre | Compte | Montant | ** Compte général** | Débit | Crédit | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Etudier le dossier (1 h) | Affaire 1.1 | -15 | ||||
Recherche d'informations (3 h) | Affaire 1.1 | -45 | ||||
| Consultation (4 h) | Affaire 2.1 | -60 | ||||
Frais de service | Affaire 1.1 | 280 | 705 – Services de facturation | 280 | ||
Achat de fournitures | Administratifs | -42 | 601 – Achat de fournitures | 42 | ||
Coût de carburant - Déplacement client | Affaire 1.1 | -35 | 613 – Transports | 35 | ||
Salaires du personnel | 6201 – Salaires | 3 000 |
Une telle structure vous permet d'effectuer une étude détaillée de la rentabilité des différentes transactions.
Pour plus de détails sur la rentabilité, lisez le document suivant : Comment suivre les coûts de personnels avec des feuilles de temps ?
Mais la comptabilité analytique ne se limite pas à une simple analyse de la rentabilité des différents clients. Les mêmes données peuvent être utilisées pour refacturer automatiquement les services aux clients à la fin du mois. Pour facturer les clients, relier juste le compte analytique à une commande et des articles vendus qui gèrent des feuilles de temps ou des notes de frais.
Cas 3 : Société de Services Informatiques : Analyse de performance
La plupart des sociétés de services informatiques sont confrontées aux problèmes suivants :
planification de projet,
la facturation, la rentabilité et le suivi financier des projets,
la gestion des contrats de maintenance.
Pour faire face à ces problèmes, vous devez utiliser un plan de comptes analytiques structurés par projet et par commande.
La gestion des services, des dépenses et des ventes est similaire à celle présentée ci-dessus pour les avocats. La facturation et l'étude de la rentabilité sont également similaires.
Mais maintenant, regardons les contrats de support. Ces contrats sont généralement limités à un certain nombre d'heures prépayées. Chaque intervention enregistrée dans les comptes analytiques montre les heures restantes de support. Pour gérer les contrats de support, vous devez créer un article configuré pour facturer à la commande et relier le bon de commande à un compte analytique.
Dans Odoo, chaque ligne analytique répertorie le nombre d'unités vendues ou utilisées, ainsi que ce que vous trouver habituellement là - le montant en unités monétaires (USD ou EUR, ou tout autre choix que vous faites). Ainsi, vous pouvez additionner les quantités vendues et utilisées sur chaque commande pour déterminer s'il reste des heures dans le contrat de support.
Conclusion
Analytic accounting helps you to analyse costs and revenues whatever the use case. You can sell or purchase services, track time or analyse the production performance.
La comptabilité analytique est flexible et facile à utiliser depuis toutes les applications d'Odoo (ventes, achats, feuilles de temp, production, facturation, ...).