Залежно від вашого бізнесу та програми, яку ви використовуєте, існують різні способи автоматизувати створення рахунків-фактур у Odoo. Зазвичай проекти рахунків-фактур створюються системою (з інформацією, що надходить з інших документів, наприклад із замовлення на продаж або контрактів), і бухгалтер повинен просто перевірити чергові рахунки-фактури та надсилати рахунки в пакетному режимі (звичайною поштою чи електронною поштою).
Залежно від вашого бізнесу, ви можете вибрати один зі способів створення чергових рахунків:
Продажі
Замовлення на продаж ‣ Рахунок-фактура
У більшості компаній продавці створюють комерційні пропозиції, які стають замовленням на продаж після їх перевірки. Потім проекти рахунків-фактур створюються на основі замовлення на продаж. У вас є різні варіанти, такі як:
Рахунок-фактура вручну: використовуйте кнопку в замовленні на продаж, щоб запустити чернетку рахунка-фактури
Рахунок перед доставкою: виписуйте повне замовлення перед тим, як запустити замовлення доставки
Рахунок-фактура на основі замовлення доставки: дивіться наступний розділ
Рахунок-фактура перед доставкою зазвичай використовується додатком eCommerce, коли клієнт платить за замовленням, і ми доставляємо його після цього. (передплата)
Для більшості інших випадків використання рекомендується вручну зараховувати рахунок. Це дозволяє продавцеві ініціювати рахунок-фактуру за вимогою за допомогою варіантів: рахунок-фактура на весь порядок, рахунок-фактура на відсоток (аванс), рахунок-фактура на кілька рядків, рахунок-фактура фіксованого авансу.
Цей процес корисний як для надання послуг, так і для продажу товарів.
Замовлення на продаж ‣ Замовлення на доставку ‣ Рахунок-фактура
Роздрібна торгівля та електронна комерція, як правило, виставляють рахунок-фактуру на основі замовлень на доставку, а не замовлення на продаж. Цей метод підходить для підприємств, де кількість, яку ви доставляєте, може відрізнятись від замовлених кількостей: продукти харчування (рахунок-фактура на основі фактичних Kg).
Таким чином, якщо ви доставляєте часткове замовлення, ви сплачуєте лише те, що ви дійсно доставили. Якщо ви повертаєте замовлення (частково доставте, а решта пізніше), клієнт отримає два рахунки-фактури, по одному для кожного замовлення доставки.
Замовлення в електронній комерції ‣ Рахунок-фактура
Замовлення в електронній комерції також призводить до створення замовлення на продаж, коли воно повністю оплачене. Якщо ви дозволяєте здійснювати замовлення за допомогою чеків або банківських переказів, Odoo створює лише замовлення, а рахунок-фактура буде активовано після отримання платежу.
Контракти
Звичайні контракти ‣ Рахунки-фактури
Якщо ви використовуєте контракти, ви можете запускати рахунок-фактуру на основі часу та витрачених матеріалів, витрат або фіксованих рядків послуг/товарів. Щомісяця продавець запускає рахунок-фактуру, виходячи з дій на контракті.
Дії можуть бути такі:
фіксовані товари/послуги, що надходять від замовлення продажу, пов'язаного з цим контрактом
придбані матеріали (які ви будете надавати)
час і матеріал на основі розкладу або покупки (субпідряд)
витрати, такі як подорожі та проживання, які ви переказуєте клієнту
Ви можете нарахувати рахунок у кінці контракту або запустити проміжні рахунки-фактури. Такий підхід використовується компаніями-постачальниками послуг, які надають рахунок-фактуру в основному за часом та матеріалом. Для послуг компанії, які виставляють рахунки-фактури за встановлену ціну, вони використовують звичайний замовлення на продаж.
Повторювані контракти ‣ Рахунки-фактури
Для підписок рахунок-фактура виставляється періодично та автоматично. Частота виставлення рахунків та послуг/товарів, на які виставлено рахунок, визначаються на контракті.
Інші
Створення рахунка-фактури вручну
Користувачі також можуть створювати рахунки-фактури вручну, не використовуючи контракти чи замовлення на продаж. Це рекомендований підхід, якщо вам не потрібно керувати процесом продажу (комерційні пропозиції) або доставкою товарів або послуг.
Навіть якщо ви створите рахунок-фактуру із замовлення на продаж, вам може знадобитися створення рахунку-фактури вручну у виняткових випадках використання:
якщо вам потрібно створити відшкодування
якщо вам потрібно надати знижку
якщо вам потрібно змінити рахунок-фактуру, створений за замовленням на продаж
якщо вам потрібно нарахувати щось не пов'язане з основним бізнесом
Спеціальні модулі
Деякі спеціальні модулі також можуть створювати проекти рахунків-фактур:
членство: виставляйте рахунки своїх членів щорічно
налагодження: виставляйте рахунки на послуги післяпродажного обслуговування