第4章： 管理文档

文件夹是个可以用来汇编（存放，保存）若干文件的库存；两种方法：在文件夹里创建，或者把该文件粘贴到文件夹里。

在文件夹里， 您只能够创建子文件夹和文件。

创建文件夹:

笔记是文字类型的文件，在查看的文件中的“简介”选项卡显示出。笔记是由福编辑工具的帮助所创创建的（Nuxeo EP 提供的)。专门编辑笔记的内容。

创建笔记:

一份文件是由附加文件组成的。您可以在Nuxeo EP上，上载所有类型的文件。

您可以用两种方法创建一份文件：

用“新建”按钮创建文件：

用“上载档案”按钮创建文件：

修改一份文件就等于更改该文件的标题，说明，或者内容（附件或笔记的文字）。

当您更改一份文件时，您要确定怎样版本号码会被更新。每个文件都有一个版本号码，这构成文件变化的指令。 版本号码（VV.vv) 由一个主版本号（VV)与次版本号（vv)组成的。当一份文件创建了自动会带上01.00的版本号码。受到重大的修改，主版本会更新。 受到小的修改，次版本会更新。

修改文件：

您可以直接在Nuxeo EP上修改一份文件的附件。确实，用Nuxeo LiveEdit部件，您不用把档案储存到电脑里就能修改该档案也与此同时保存您代来的修改。

为了在线更改一份档案，您现要把Nuxeo LiveEdit下载到您的电脑里。您可以在Nuxeo EP登录页面上下载。

在线修改档案：

原数据指的是一份文件的属性信息。这些信息可以更正确地索引，要找的话，就更加容易找到。有些原数据是系统直接添上的。但大部分是要用户填写的。当您创建一份文件时，这些原数据时空的。

更改一份文件的原数据不影响文件的版本。

更改文件的原数据：

如果您需要修改若干文件，您可以用工作表修改文件。这只需要一次操作，您就不用一份一份的修改。当文件都是同样类型的，您可以批量修改，比如笔记。

同时修改若干文件：

只有改写权和管理权的用户才能在文件上添加附件。

您起码需要阅读权才能查看一份文件的附件。

查看一份文件的附件操作如下：

只有改写权或者管理权的用户才能修改文件的附件。

修改附件，您先要把该附件保存到您的电脑里。修改附件以后，您就可以把老的附件替换了。

在线，唯一可被修改的附件是本文件的主要附件（档案类型的）。

用一份附件替换令一份附件，操作如下：

只有改写或者管理权的用户才能删除附件。

删除附件，操作如下：

在剪贴板添加文件，您事先要复制文件。

当您把复制的文件贴到一个个哦能做空间里时，您的把文件从剪贴板中删除。在剪贴板点击“全部删除”连接。

如果您复制了若干文件，您可以一个一个地删除它们，只需要点击 ，这个图标在文件名前面。如果要全部删除的话，点击“”全部删除“连接。

工作表可以让您选择若干文件放在旁边。您然后就可以：

所有用户可以查看一份文件的前面几个版本。

当您要修改文件时和更新该文件的版本号码时，系统会自动的把前面的版本保存下来。这样，代来的更改不会把原版删除掉。

存档版本列表在文件的“历史记录”选显卡中。在事件日志下面。

查看文件的前一个版本，点击“查看“存档版本”按钮。储存的版本打开。

在存档版本可作的操作有限:您只能把该文件的版本跟另一个文件连在一起和注册通告。

只有改写权或管理权的用户才可以恢复文件的前一个版本。

恢复一份文件的存档版本就是使该版本成为当前版本。 以前代来的更改全部取消。

恢复文件的存档版本：点击“恢复”按钮。 文件就以这个版本打开。

文件移到收回站有两种方式：

如果您确定要删除文件，您可以从空间或文件夹的“内容”选项卡删除它。但是，如果您想得到批准的话，您得把文件放到“等待批准工作流程“方式里，然后把外发状态设置为删除。 工作流程结束后，文件会自动移动到空间的回收站。

从工作空间或文件夹的“内容”选项卡“中删除文件：

只有管理权的用户才能彻底删除一份文件。

当有改写权的用户删除文件时，这些文件被移到工作空间或文件夹的“回收站”选项卡中。这些文件没有从应用程序删除，还可以被恢复。但是，当您从回收站删除文件时，该文件彻底被删除。

彻底删除文件，您得从回收站删除：

只有改写权或管理权的用户才能在文件上添加联系。

您可以创建联系：

创建连系：

所有的用户都可以查看一份文档的联系。

当您查看文档的联系，这些联系以外发的与进入的联系类别分别的。外发的联系是从查看的文档创建的联系。进入的联系是从另一分文档创建的联系把该文档连接到所查看的文档。

查看文档的联系，点击文档的“联系”选项卡。外发的与进入的联系在“添加”连接中显示。

联系的对象设超级链接。要查看：点击对象的名称

只有改选或管理权的用户才能取消文件的联系。

您只能删除一份文件的外发联系。

取消联系，操作如下：

每个应用程序的用户有一个仪表板。该板，显示出：您需要审阅的文档，您所创建的文档，最后被更改或者发表的文档，您可以进入的工作空间，您所创建的工作流程。

您可以从随便哪一个页面进入您的仪表板，只需点击“仪表板”连接页面的右上角。

在仪表板中，点击您想打查看的文档名称。

串行工作流程是一个有序的，不更改文档生命周期状态的工作流程。 工作流程的参加者一个接一个的确认或拒绝文档，顺序由创建工作流程的用户规定。

并行的工作流程是一个又没有顺序的工作流程，又不更改文档的生命周期状态。一旦工作流程的参加者在记事一览表中显示，他们就可以确认或拒绝文档 不用等别的参加者的确认。

批准工作流程是有顺序的工作流程，还可以更改文档的生命周期的状态。工作流程的参加者一个接一个地确认或者拒绝文档，随着创始人的规定的顺序。

当文档在批准工作流程中被修改时，该文档自动回到创始人手中让他确认这些修改。

只有工作流程的传诗人才能放弃工作流程。

放弃工作流程等于取消该流程。当您放弃工作流程时，文档的申明周期状态不变。在工作流程中所操作的修改也将被保留。

放弃工作流程的操作对这三种流程都样。

放弃工作流程，操作如下：

如果您感觉您会再次把模文档提交给一样的组，您可以储存参加者的列表。当您需要把文档提交给这一组，您就许把该列表上载到您的工作流程里（您就不用再一个一个的添加进去）