Afhankelijk van de zaak en de applicatie die u gebruikt zijn er verschillende manieren om het facturatieproces te automatiseren naar klanten. Meestal worden concept facturen aangemaakt door het systeem (met informatie komende van andere documenten zoals verkooporders of contracten) en moet de boekhouder enkel de concept facturen valideren en de facturen in batchen uitzenden (via reguliere mail of e-mail).
Afhankelijk van uw zaak kan u kiezen voor één van de volgende manieren om conceptfacturen te maken:
In de meeste bedrijven maken verkopers offertes die vervolgens verkooporders worden wanneer ze gevalideerd worden. Vervolgens worden conceptfacturen aangemaakt gebaseerd op de verkooporders. U heeft verschillende opties zoals:
Factureer op bestelde hoeveelheid: factureer het volledige order voor het afleverorder te doen afgaan
Factureer gebaseerd op de geleverde hoeveelheid: zie de volgende sectie
Factureren voor levering wordt meestal gebruikt door de e-commerce applicatie wanneer de klant het order betaald en wij hierna leveren. (pre-paid)
Voor de meeste andere usecases is het aanbevolen om manueel te factureren. Het staat de verkoper toe om de factuur op aanvraag te doen afgaan met opties: factuur klaar naar factuurlijn, factureer een percentage (geavanceerd), factureer een vast voorschot.
Het proces is goed voor beide diensten en fysieke producten.
Detailhandelaren en e-commerce platformen factureren normaal gezien gebaseerd op geleverde hoeveelheden in plaats van een verkooporder. De aanpak is toepasbaar voor zaken waarbij de hoeveelheden die u levert mogelijk verschillen van de bestelde hoeveelheden: voedsel (factuur gebaseerd op werkelijk aantal Kg).
Op deze manier, indien u een deel van een order levert, factureert u enkel wat echt geleverd is. Indien u backorders doet (deels leveren en de rest later), zal de klant twee facturen ontvangen, één voor elke leveringsorder.
Voor abonnementen wordt er automatisch, periodiek, een factuur aangemaakt. De frequentie van het factuur en de diensten/producten die gefactureerd worden zijn gedefinieerd op het contract.
An eCommerce order will also trigger the creation of the invoice when it is fully paid. If you allow paying orders by check or wire transfer, Odoo only creates an order and the invoice will be triggered once the payment is received.
Manueel een factuur aanmaken
Gebruikers kunnen ook manueel facturen of orders aanmaken zonder contracten te gebruiken. Het is een aanbevolen aanpak indien u niet het beheerproces moet beheren (offertes), of de levering van de producten of diensten.
Zelfs als u het factuur genereert van een verkooporder moet u mogelijk nog manueel factureren aanmaken in uitzonderlijke situaties:
Indien u een terugbetaling moet aanmaken
Indien u een korting moet geven
Indien u een aangemaakte factuur moet wijzigen vanuit een verkooporder
Indien u iets moet factureren dat niet gerelateerd is met de hoofdzaken
Andere
Sommige specifieke modules kunnen ook concept facturen aanmaken:
lidmaatschap: factureer uw leden elk jaar
reparaties: factuur uw diensten na verkoop