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Como rastrear costos de compras, gastos, subcontratación?

Información general

Gracias a la contabilidad analítica podemos rastrear costos de compras, gastos y subcontratación en el módulo de contabilidad.

Tomaremos el siguiente ejemplo. Vendimos un paquete de consulta a un cliente. El paquete es todo incluido traduciéndose en que no se puede agregar costo extra. Sin embargo, nos gustaría seguir que costo fue fijado a esta transacción ya que debemos pagar costos por compras, gastos, y subcontratación relacionados al proyecto.

Configuración

Los siguientes módulos necesitan ser instalados para rastrear costos. Ingrese al módulo aplicaciones e instale las siguientes aplicaciones:

Por favor note que las aplicaciones proveídas por estas aplicaciones solamente nos permiten rastrear los costos. No podremos automáticamente re-facturar estos costos a nuestros clientes. Para rastrear y re-facturar costos se debe también instalar la aplicación Administración de Ventas.

Habilitar Contabilidad Analítica

El siguiente paso es activar la contabilidad analítica. En la aplicación de contabilidad, seleccione Configuración ‣ Ajustes y de clic en la casilla Contabilidad analítica.

Así mismo, desplácese hacia abajo y seleccione la casilla Contabilidad analítica para compras.

No olvide guardar sus cambios.

Cree una Cuenta Analítica.

Primero que todo debe crear una Cuenta analítica en la cual pueda señalar todos sus gastos. Ingrese a la aplicación contabilidad, seleccione Configuración ‣ Cuentas Analíticas. Cree una nueva. En este caso la llamaremos "paquete de consulta" para nuestro cliente Smith&Co.

Dirigiremos todos nuestros costos a esta cuenta para mantener rastro de los mismos.

Registrar un gasto

Empezaremos registrando un gasto. Nuestro técnico IT tuvo que tomar un tren para ir a ver a nuestro cliente. Él mismo pago por su tiquete.

Cree un producto de gasto

Primero necesitamos crear un producto de gasto. Ingrese al módulo Gasto, de clic en Configuración ‣ Productos de Gasto. Cree un nuevo producto llamado Tiquete de tren y configure el precio costo a 15.50 euros. Asegúrese que la casilla Puede ser gastado esta marcada.

Registre el gasto

Ingrese al módulo de Gasto, de clic en Mis gastos ‣ Crear. Seleccione el producto Tiquete de tren y vinculelo a la cuenta analítica discutida antes.

Preséntelo al administrador y espere a que el administrador apruebe y publique los asientos en el diario.

Cree una Orden de Compra vinculada a la cuenta analítica

Producto de Compra

We also need to buy a software for our customers. In the purchase app create a purchase order for the software product. Within the line we can link the product's cost with the analytical account. Specify the order line and select the correct analytical account. Confirm the sale.

Acepte la entrega e ingrese la factura. Una vez la factura es ingresda el precio de costo (campo Precio del Proveedor) será registrado en la cuenta analítica.

Subcontratación

El módulo de compra puede ser usado de la forma vista anteriormente para manejar subcontratación. Si compramos un servicio de otra compañía podemos re-facturar este costo vinculando la línea de la orden de compra a la cuenta analítica correcta. Simplemente necesitamos crear el producto correcto del proveedor.

Rastree costos en la contabilidad

Ahora que todo esta registrado y apunta a la cuenta analítica. Simplemente ábralo para revisar los costos relacionados a esa cuenta.

Ingrese al módulo contabilidad, de clic en Consejeros ‣ Cuentas Analíticas ‣ Abrir Asientos.

Seleccione "paquete de consulta - Smith" y de clic en el botón costo e ingreso para tener un resumen de todos los costos vinculados a la cuenta.