Il existe deux façons de gérer les paiements reçus par chèques. Odoo supporte les deux approches de sorte que vous puissiez utiliser celle qui correspond le mieux à vos habitudes.
Valeurs à l'encaissement : une fois que vous recevez le chèque, vous enregistrez un paiement par chèque sur la facture (en utilisant un journal Chèques et le comptabilisant sur un compte « Valeurs à l'encaissement »). Puis, lorsque le chèque est crédité sur votre compte bancaire, vous déplacez l'argent du compte « Valeurs à l'encaissement » vers votre compte de banque.
Une seule transaction : une fois que vous recevez le chèque, vous enregistrez un paiement votre compte de banque, payé par chèque, sans passer par le compte « Valeurs à l'encaissement ». Puis, lorsque vous traitez votre relevé bancaire, vous faites le rapprochement entre votre mouvement bancaire et le paiement par chèque, sans créer de transaction dédiée.
Nous recommandons la première approche car elle est plus précise (le solde de votre compte de banque est exact, car il ne comptabilise pas les chèques qui n'ont pas encore été encaissés). Les deux approches exigent le même effort.
Même si la première méthode est plus propre, Odoo supporte aussi la deuxième, car certains comptables sont habitués (les utilisateurs de QuickBooks et de Peachtree).
Note
Vous devriez jeter un oeil à la fonctionnalité Ticket de Dépôt si vous déposez plusieurs chèques à la fois sur vos comptes bancaires.
Option 1 : Valeurs à l'Encaissement
Configuration
Créer un journal Chèques
Configurer pour ce journal un compte Chèques à encaisser comme compte par défaut de débit/crédit
Activer dans ce compte l'option Autoriser le lettrage
Des paiements par chèque aux relevés bancaires
La première façon de gérer des chèques est de créer un journal de chèque. Ainsi, les chèques deviennent une méthode de paiement particulière et vous enregistrerez deux transactions.
Dès que vous recevez un chèque client, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
Méthode de paiement: Chèques (le journal que vous avez configuré avec comme comptes de débit/crédit par défaut Chèques à encaisser)
Memo : saisissez le numéro de Chèque
Cette opération créera la pièce comptable suivante :
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Compte client | 100.00 | ||
Valeurs à l'Encaissement | 100.00 |
La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par chèque.
Puis, quand vous disposerez des relevés bancaires, vous rapprocherez le mouvement avec celui qui se trouve dans le compte « Chèques à encaisser ».
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Valeurs à l'Encaissement | X | 100.00 | |
Banque | 100.00 |
Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par chèques, vous obtiendrez la liste des paiements par chèques qui n'ont pas été encaissés dans le compte « Chèques à encaisser » (accessible, par exemple, dans le Grand Livre).
Note
Les deux méthodes produiront au final les mêmes données dans votre Comptabilité. Mais, si vous avez des chèques qui n'ont pas été encaissés, cette méthode est plus propre car ces chèques ne sont pas encore comptabilisés sur votre compte de banque.
Option 2 : Une seule transcation
Configuration
Il n'y a rien à configurer si vous prévoyez de gérer vos chèques en utilisant cette méthode.
Des paiements par chèque aux relevés bancaires
Dès que vous recevez un chèque client, allez sur la facture correspondante et cliquez sur Enregistrer le règlement. Saisissez les informations sur le paiement :
Méthode de paiement: la banque qui sera utilisée pour le dépôt
Memo : saisissez le numéro de Chèque
La facture est marquée payée dès que vous enregistrez le paiement par chèque.
Lorsque vous recevrez les relevés bancaires, vous ferez le rapprochement entre le relevé et ce paiement effectif (techniquement : pointer ce paiement et le relier à la ligne de relevé).
Avec cette approche, vous obtiendrez la transaction suivante dans vos livres :
Compte | Correspondance Relevé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
Compte client | X | 100.00 | |
Banque | 100.00 |
Astuce
Vous pouvez également enregistrer le paiement directement sans passer par la facture du client, en utilisant le menu du haut . Cette méthode peut être plus pratique si vous avez beaucoup de chèques à enregistrer d'un coup, mais vous devrez rapprocher les pièces comptables par la suite (rapprocher les paiements des factures).
Si vous utilisez cette approche pour gérer les paiements par chèques, vous pouvez utiliser le rapport « Rapport de rapprochement bancaire" pour vérifier quels chèques ont été reçus ou payés par la banque (ce rapport est disponible à partir du tableau de bord de la Comptabilité, par l'option "Plus" sur la carte de la banque concernée).
