Toggle navigation

Hoe her-factureer ik uitgaven naar mijn klanten?

Het gebeurd vaak dat uw werknemers hun persoonlijk geld moeten gebruiken terwijl ze werken aan een project bij een klant. Laten we het voorbeeld nemen van een werknemer die betaald voor een parkeerplaats voor een meeting bij de klant. Als bedrijf wilt u de kost aan uw klant factureren.

In deze documentatie zien we twee usecases. De eerste, heel basis, bestaat uit het factureren van een simpele kost voor uw klant zoals u zou doen voor een product. De tweede, meer geavanceerd, bestaat uit factureerbare kosten ingegeven in uw kosten systeem door werknemers die rechtstreeks van uw klant komen.

Scenario 1: simpele declaratie facturatie

Laten we het volgende voorbeeld nemen. U werkt aan een promotiecampagne voor één van uw klanten (Agrolait) en u moet veel kopieën printen. Deze kopieën zijn duur voor uw bedrijf en u wilt ze factureren.

Instelling

Om diensten te verkopen en facturen te verzenden moet u de applicatie Verkopen installeren vanuit het Apps icoon.

Maak een product om te declareren

U moet nu een product aanmaken genaamd Kopieën.

Vanuit uw Verkopen module gaat u naar Verkopen ‣ Producten en maakt u als volgt een product aan:

  • Productsoort: Verbruik

  • Facturatiebeleid: op geleverde hoeveelheden (u geeft manueel de aantallen in op het verkooporder die gefactureerd moeten worden)

Maak een verkooporder

Nu dat uw product correct is opgezet kan u een verkooporder aanmaken voor dit product (vanuit het menu Verkopen ‣ Verkooporders) met de bestelde hoeveelheid ingesteld op 0. Klik op Verkoop bevestigen om het verkooporder aan te maken. U kan vervolgens manueel de geleverde hoeveelheid wijzigen op het verkooporder om de kopieën te factureren aan uw klant.

Factureer uitgaven naar uw cliënt

Aan het einde van de maand heeft u 1000 kopieën aangemaakt voor uw cliënt en u wilt deze nu door factureren. Vanuit het gerelateerde verkooporder klikt u op Geleverde hoeveelheden, geeft u manueel het aantal kopieën in en vervolgens klikt u op Opslaan. Uw orderlijn wordt blauw, wat betekend dat deze klaar is om te factureren. Klik op Maak factuur.

De gegenereerde factuur is in concept, zodat u altijd de hoeveelheden kan controleren en wijzigen indien nodig. U zal opmerken dat het gefactureerde bedrag hier gebaseerd is op de geleverde goederen.

Klik op valideren om de betaling door te geven aan uw klant.

Scenario 2: Facturatie van declaratie via de declaratie module

Om dit scenario te demonstreren beelden we ons in dat uw bedrijf consultancy diensten verkoopt aan uw klant Agrolait en dat beide partijen akkoord gaan dat de afgelegde afstand door uw consultant als kost wordt gefactureerd.

Instelling

Hier moet u twee extra modules installeren:

  • Beheer declaraties

  • Boekhouding, waar u de analytische boekhouding moet activeren vanuit de instellingen

Maak een product om te declareren

U moet nu een product aanmaken genaamd Kilometers.

Vanuit uw Verkopen module gaat u naar Verkopen ‣ Producten en maakt u als volgt een product aan:

  • Product kan gedeclareerd worden

  • Productsoort: Dienst

  • Facturatie beleid: factuur gebaseerd op tijd en materiaal

  • Declaratie facturatie beleid: Op kosten

  • Traceer dienst: stel hoeveelheden op order manueel in

Maak een verkooporder

Nog steeds vanuit de Verkopen module gaat u naar Verkopen ‣ Verkooporders en voegt u uw product Consultancy toe aan het orderlijn.

Afhankelijk van uw product configuratie is er mogelijk automatisch een Analytische rekening aangemaakt. Indien dit niet zo is kan u er gemakkelijk één aanmaken om uw uitgaven te linken aan het verkooporder. Vergeet niet uw verkooporder te bevestigen.

Factureer uitgaven naar uw cliënt

U kan nu de factureerbare lijnen factureren naar uw klant.